Sử dụng các dịch vụ nổi tiếng của Google như Gmail,
Docs, và YouTube là một điều bắt buộc nếu bạn sử dụng nó cho công việc
của mình. Tuy nhiên, những sản phẩm này được "đóng gói” với các tính
năng mà bạn có thể gặp khó khăn trong việc bắt kịp.Dưới đây là 10
tính năng ít được biết đến nằm trong các dịch vụ của Google có thể làm
thay đổi cách làm việc của bạn, hoặc có thể là làm cuộc sống hàng ngày
của bạn dễ dàng hơn đôi chút.
1. Mở trực tuyến tất cả các dạng file
Google
Docs Viewer là một trang web nhỏ gọn cho phép mọi người có thể mở trực
tuyến các file, tránh việc phải download và mở chúng mỗi lần muốn xem.
Ngoại trừ tên của nó, bạn không cần thiết phải là người dùng Google
Docs mới có thể truy cập. Tất cả những gì bạn cần làm là truy cập trang
Google Docs Viewer và điền địa chỉ của file bạn muốn xem. (Người dùng
Gmail sẽ thấy rằng các bản đính kèm trong các message sẽ được tự động
kết nối tới Google Docs Viewer – chỉ cần kích vào đường link View ở
cuối cùng của message).
Cho đến
khi gần đây nó chỉ "chịu trách nhiệm” mở các file dữ liệu văn phòng, ví
như file Microsoft Word hoặc Excel, nhưng một vài tuần trước danh sách
file được hỗ trợ đã được mở rộng ra, bao gồm thêm file Illustrator và
Adobe Photoshop, font TrueType, file AutoCad và thậm chí là các file
được tạo bởi iWork Pages của Apple.
2. Gửi cho ai đó một địa chỉ URL để mở một file trực tuyến
Google
Docs Viewer cho phép bạn mở trực tuyến tất cả các loại file. Một tính
năng khác của trang Google Docs Viewer chưa được nói ở trên là bạn có
thể tạo riêng cho mình một địa chỉ URL chỉ tới các file trực tuyến, và
gửi chúng tới người khác để họ có thể ngay lập tức mở file này bằng
cách kích vào đường link.
3. Thêm "S” để được an toàn hơn
Về
mặt lý thuyết, tất cả các dịch vụ của Google đều có thể truy cập qua
HTTPS, giúp tạo một kết nối được bảo mật hoàn toàn qua mạng Internet –
một loại kết nối trực tuyến tương tự mà các ngân hàng sử dụng. Người
dùng chỉ cần thêm một chữ "S” vào phần http:// của địa chỉ để tạo
https://. Ví dụ, để mở file Microsoft Word đã được đề cập ở trên qua
một kết nối an toàn, bạn chỉ cần làm như sau:
https://docs.google.com/viewer?url=http://keirthomas.com/dump/testfile.docx
Gmail
có thể cấu hình để luôn sử dụng HTTPS bằng cách kích vào đường link
Setting ở trên cùng bên phải, và chọn Always use HTTPS ở dưới đầu đề
Browser Connection.
4. Tránh việc bị cướp tài khoản
Để
chắc chắn rằng không ai khác ngoài bạn có thể truy cập vào tài khoản
Google của mình, bạn có thể sử dụng điện thoại có mã xác nhận của
Google hoặc gửi một SMS tới điện thoại của bạn cho mỗi lần đăng nhập.
Theo cách này, ngay cả khi có ai đó đánh cắp hoặc đoán được mật khẩu,
chúng vẫn không thể truy cập vào tài khoản email của bạn.
Bảo
mật này được coi là phương pháp xác nhận 2 bước, bạn có thể cài đặt
trên tài khoản Google. Chú ý rằng dịch vụ này vẫn đang được triển khai
và có thể nó vẫn chưa đến được với bạn. Hãy chú ý kiểm tra dịch vụ này,
bởi mục đích của dịch vụ này là dành cho tất cả người dùng của Google.
Bên
cạnh đó, người dùng Gmail cũng có thể sử dụng địa chỉ @google-mail.com.
Một hạn chế (hoặc lợi thế) của tính năng bảo mật mới này là bạn cần
phải thêm một mật khẩu mới, cụ thể cho một số dịch vụ Google, ví như
Gmail di động, Picasa trên desktop hoặc chỉnh sửa Adwords. Lý do nằm ở
chỗ các dịch vụ này vẫn chưa làm việc với quá trình xác nhận 2 bước.
Đăng nhập bằng cách sử dụng đường link trên và thực hiện qua các bước
yêu cầu.
5. Sử dụng 2 địa chỉ email khác nhau
Bạn
chắc chắn có thể biết về biệt hiệu của Gmail, có nghĩa là, sử dụng các
đoạn hoặc thêm ký tự để mở rộng địa chỉ email chuẩn của bạn để lọc ra
spam.
Điều bạn có thể chưa biết là bạn có thể sử dụng
@google-mail.com cũng như @gmail.com. Nói theo cách khác, nếu bạn
thường xuyên sử dụng example.address@gmail.com cho địa chỉ email của mình, thì bạn hoàn toàn có thể sử dụng example.address@google-mail.com,
và các message vẫn có thể "tìm tới” tài khoản của bạn. Ví dụ, bạn cũng
có thể sử dụng @google-mail.com khi đăng ký thư báo mới và tạo một rule
lọc bên trong Gmail để loại ra bất kì message nào được gửi vào địa chỉ
đó vào trong folder spam.
Địa chỉ
@google-mail.com xuất hiện là bởi vấn đề bản quyền ở Châu Âu, nơi Gmail
đã được sử dụng trước đó bởi các dịch vụ đối thủ của Google.
6. Xem lần cuối có ai đã truy cập tài khoản của bạn
Bạn
lo lắng có ai đó đang theo dõi tài khoản Gmail của mình? Bằng cách kích
vào đường link Details ở cuối cùng của trang Gmail, bạn có thể xem được
khi nào, nơi đâu và bằng cách nào tài khoản Gmail của bạn được truy cập
lần cuối cùng. Danh sách 10 lần đăng nhập sẽ được hiển thị.
7. Kiểm tra kết nối YouTube
Trang
YouTube bạn đang truy cập bị giật hoặc tải chậm? Bằng cách kích vào bất
kì video nào và chọn Take Speed Test hoặc chỉ cần truy cập vào đường
link kiểm tra tốc độ sau: http://www.youtube.com/my_speed,
bạn có thể so sánh tốc độ chạy với người khác sử dụng chung ISP, cũng
như so sánh chúng với tốc độ trung bình trong thành phố và đất nước
đang sinh sống. Bằng cách kích vào Show Video Test, bạn có thể do được
tốc độ của mình. Chỉ cần kích vào mục HTTP trong cửa sổ thông tin ở
trên cùng bên phải của video đang được mở để biết được tốc độ bạn đang
nhận file video này nhanh thế nào.
8. Kéo và thả
Nếu
bạn đang sử dụng Firefox hoặc Google Chrome để truy cập các dịch vụ của
Google, bạn có thể kéo và thả các file vào cửa số trình duyệt nếu dịch
vụ này của Google làm việc với các file.
Người dùng có thể kéo và thả các file vào cửa sổ của Gmail nếu đang sử dụng trình duyệt Chrome hoặc Firefox.
Ví
vụ, khi tạo một email message, bạn chỉ cần kéo và thả các file vào cửa
sổ trình duyệt để ngay lập tức đính kèm chúng ( bạn sẽ phải thả chúng
vào khu vực màu xanh Drop Files Here). Nếu bạn đang tạo một file dữ
liệu word trong Google Docs, bạn có thể kéo và thả các bức ảnh vào
trong cửa sổ trình duyệt để đặt chúng vào trang.
Tuy nhiên, hãy nhớ rằng tính năng này không hoạt động được với trình duyệt Internet Explorer.
9. Biết được có dịch vụ Google nào đang hoạt động không
Đã
bao giờ bạn thử truy cập một trong những dịch vụ của Google nhưng không
thể? Nếu vậy, điều đầu tiên bạn nên làm là hỏi xem có bất kì đồng
nghiệp hay người thân nào đang truy cập dịch vụ này không. Nếu câu trả
lời là không, hãy truy cập vào trang http://www.google.com/appsstatus#hl=en để xem qua liệu có bất kì vấn đề nào xảy ra với cá dịch vụ của Google hay không. Và nếu có, bạn sẽ biết được vấn đề nằm ở đâu.
10. Cộng tác với các dữ liệu bên trong Microsoft Office
Nếu bạn không muốn làm việc với Google Docs qua trình duyệt web, bạn có thể download Google Cloud Connect
plugin dành cho Microsoft Office, mới được cung cấp gần đây sau một
khoảng thời gian dài kiểm nghiệm. Điều này cho phép nhiều người làm
việc trên một file Microsoft Office được đăng tải lên tài khoản Google
Docs của một ai đó. Và việc chỉnh sửa được thực hiện bởi một ai đó sẽ
ngay lập tức ảnh hưởng lên dữ liệu này, tất cả bên trong cửa sổ chính
của phần mềm Microsoft Office. Như vậy, bạn đã có thêm tiện ích phụ mà
các file được lưu trữ trên đám mây của Google và việc chỉnh sửa đã theo. Theo Lamle (Quản Trị Mạng)
Theo nguoilaodong
